Перед каждым руководителем рано или поздно возникает вопрос проверки своего бухгалтера. Часто к нам обращаются руководители, которые подозревают бухгалтера в том, что он выводит деньги с расчетного счета предприятия, или проходят какие-то платежи, или банки начали блокировать счета и т.д. К сожалению, практически в 100% случаев данные опасения подтверждаются после проверки информационной базы предприятия. Рассказываю о том, как этого избежать, как с этим бороться и что нужно сделать, чтобы этого не было в дальнейшем.
- Когда нужно начинать проверять бухгалтера?
Всегда, с момента принятия его на работу. Кстати, если вы сотрудничаете с частным лицом, то такого бухгалтера нужно обязательно трудоустраивать и подписывать все необходимые договоры, чтобы человек нес ответственность за свои действия. Если у вас небольшое предприятие и вам не выгодно вводить бухгалтера в штате, то наилучшим вариантом является заключение договора с фирмами по оказанию бухгалтерских услуг. К разработке договора стоит привлечь профессиональных юристов, чтобы они сделали его специально для вас, под ваш бизнес.
- Как проверить бухгалтера?
- Заказать проверку у аудитора. Проверить можно любой период - год, два, три. Все зависит от вашей потребности и от размера вашего кошелька. Минус такой проверки – достаточно высокая цена.
- Можно обратиться в специализированную компанию, которая занимается бухгалтерскими услугами и также заказать проверку информационной базы. Кстати, компания «Финансбург» делает экспресс-аудит информационной базы бесплатно.
- Можно обратиться к знакомому бухгалтеру, которому вы доверяете и сделать проверку с ним.
- Что делать, если ваши опасения подтвердились?
Если вы получили доказательства, что бухгалтер ведет работу с нарушениями или занимается хищениями денежных средств - с таким бухгалтером нужно расставаться, но здесь есть определенные риски. Обиженный бухгалтер может удалить вашу базу данных, либо сдать отчет с заведомо завышенными показателями, что приведет к блокировке вашего счета или к принудительному списанию большой суммы денег.
В первую очередь, необходимо обезопасить вашу информационную базу. Для этого введите пользователей с разграничением прав. У бухгалтера не должно быть прав администратора!!! Делайте резервные копии базы хотя бы еженедельно и обязательно проверяйте декларации по важным налогам, таким, как прибыль и НДС.
Поиски нового бухгалтера займут определенное время. В этот период необходимо, чтобы за бухгалтерией вашей организации кто-то присматривал. Для этого можно обратиться в специализированную компанию, либо к знакомому бухгалтеру.
- Как найти нужного бухгалтера и проверить его компетенции?
Для поиска нового бухгалтера все каналы хороши и пользоваться нужно ими всеми одновременно. Пользуйтесь рекомендациями знакомых. Обязательно размещайте вакансии на сайтах по поиску работников, возможно размещение информации в соц. сетях и т.д. Главное, чтобы у вас создался поток резюме, из которого вы сможете выбрать нужного вам специалиста.
При анализе резюме обращайте внимание на образование. Кандидат, который прошел бухгалтерские курсы, не сможет оказывать услуги по полному сопровождению организации.
Также нужно тщательно проанализировать опыт работы. Кандидату, который все время работает с организациями по оказанию услуг, потребуется некоторое время для того чтобы освоить новое направление и полноценно вести учет на производстве. А если кандидат вел предприятия на упрощенной системе налогообложения, ему так же потребуется время для систематизации работы в НДСной компании.
Проводите собеседования со всеми соискателями, резюме которых вам понравилось, даже с теми, кого порекомендовали ваши друзья, знакомые.
Не пренебрегайте созваниваться с предыдущим работодателем. Только постарайтесь найти его контакты из своих источников, чтобы получить правдивую информацию.
- Как протестировать бухгалтера?
Во время проведения собеседования рекомендую провести тестирование на профпригодность. Тесты можно найти в интернете, но только обязательно просматривайте вопросы сами, чтобы они были связаны с вашем видом деятельности. Ведь если вы занимаетесь производством металлоконструкций, вашему бухгалтеру совсем не обязательно знать, какую отчетность нужно предоставлять в «РОСАЛКОГОЛЬ».
Так же вы можете обратиться в специализированную фирму, сотрудники которой помогут вам провести профессиональное тестирование и выбрать достойного кандидата.
- Как контролировать бухгалтера?
Чтобы у вас не возникало в дальнейшем проблем с бухгалтерией, возьмите себе за правила:
- Составляйте платежный календарь самостоятельно, вплоть до того, чтобы включать в календарь выплату заработной платы и оплату налогов.
- Установите на свой телефон мобильную версию клиент-банка, так вы сможете постоянно видеть какие платежи делает ваш бухгалтер и какие поступления приходят на ваши расчетные счета.
- Сделайте себе доступ к программному обеспечению, в котором ведется ваша информационная база, даже если вы ничего не понимаете в бухгалтерии. Ваша задача - дать понять бухгалтеру, что вы тоже являетесь активным пользователей этой программы. Например, в программе 1С есть специальный раздел для руководителя, где вы можете посмотреть информацию об остатках денежных средствах, о движении денежных средств, о задолженности перед поставщиками, о задолженности покупателей и т.д. Не стесняйтесь задавать вопросы. Это ваше предприятие и вы должны знать, что происходит в вашей бухгалтерии.
- Установите для вашего бухгалтера программу для сдачи отчетность в налоговую, в пенсионный фонд и в фонд социального страхования через телекоммуникационные каналы связи (СБИС+++, Контур, Астрал и д.т.). Сделайте себе доступ к этой программе. Его можно сделать и на компьютер, и на телефон. Это поможет вам контролировать поступление требований от инспекций, а также своевременную сдачу отчетности.
- Сколько времени будет занимать контроль за бухгалтером?
Для установки и настройки всех программ у вас уйдет полдня, а для того чтобы следить за всеми процессами, вам потребуется ежедневно 10-20 минут. Это не так уж и много, когда дело касается благополучия вашей организации.
